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Checklist: 40 pontos de controle para eventos corporativos
A maior parte dos problemas em eventos corporativos não aparece no dia — ela nasce em decisões que ficaram sem dono semanas antes. Use este checklist para revisar seu projeto do objetivo ao pós-evento e identificar o que ainda está em aberto.
01
Estratégia e objetivo
- O objetivo do evento está escrito em uma frase clara?
- Existe um indicador definido para medir sucesso (leads, presença, NPS, vendas)?
- O público-alvo está descrito com perfil, cargo e volume esperado?
- A mensagem principal do evento está definida e aprovada?
- O formato (presencial, híbrido, online) foi escolhido com base no objetivo?
02
Escopo e governança
- Há um documento de escopo com o que está e o que não está incluído?
- Existe um responsável único por decisão final?
- A matriz de responsabilidades (quem faz o quê) está distribuída?
- O processo de aprovação de mudanças de escopo está acordado?
- As reuniões de status têm data, participantes e pauta fixos?
03
Orçamento e contratos
- O orçamento tem linhas detalhadas por fornecedor e categoria?
- Existe reserva de contingência de 5% a 10%?
- As condições e prazos de pagamento estão mapeados no fluxo de caixa?
- Todos os contratos preveem cancelamento, remarcação e multas?
- Há controle de realizado versus orçado atualizado semanalmente?
04
Cronograma
- O cronograma tem marcos críticos com datas-limite reais?
- As dependências entre entregas estão mapeadas?
- Existe folga planejada antes da data do evento?
- Os prazos de fornecedores foram confirmados por escrito?
- Há uma data de congelamento (freeze) para mudanças?
05
Local, fornecedores e produção
- O espaço foi visitado e as plantas técnicas conferidas?
- Capacidade, acessibilidade, carga elétrica e internet foram validadas?
- Os horários de montagem e desmontagem estão contratados?
- Há plano B para fornecedores críticos (som, imagem, energia)?
- As licenças, alvarás e seguros necessários estão providenciados?
06
Conteúdo e experiência
- A programação foi validada com tempos realistas por bloco?
- Palestrantes e apresentadores estão confirmados por contrato?
- Há roteiro minuto a minuto do palco compartilhado com a produção?
- Os materiais (apresentações, vídeos, artes) têm prazo de entrega definido?
- A jornada do participante — da chegada à saída — foi desenhada?
07
Comunicação e inscrições
- A plataforma de inscrição foi testada de ponta a ponta?
- Existe régua de comunicação com convite, lembretes e instruções?
- As metas de inscritos e de presença estão definidas?
- O credenciamento tem dimensionamento de pessoal e equipamentos?
- A comunicação interna com a equipe do cliente está alinhada?
08
Riscos, dia do evento e pós
- Existe matriz de riscos com responsável e plano de resposta?
- Há plano de contingência para clima, atraso e falha técnica?
- A equipe tem lista de contatos e canal único de comunicação no dia?
- O checklist de abertura de portas foi ensaiado?
- Há coleta de feedback e relatório de resultados previsto no pós-evento?
Marcou muitos itens em aberto? É aí que a consultoria entra.
No Diagnóstico Estratégico Inicial, uma conversa de cerca de 30 minutos e sem compromisso, revisamos seu projeto ponto a ponto e apontamos prioridades, riscos e próximos passos.